Chère Monica,
Le premier pas à franchir est effectivement celui de se lancer !!! Pas facile quand tu as plein de questions en tête, des doutes...
Et c'est pour cette raison que, bien que toute nouvelle sur ce forum, j'ai conscience des avantages et des aides que tu vas pouvoir trouver ici et notamment grâce à l'expérience que d'autres peuvent avoir, s'étant déjà lancées !
Je te rassure, je ne connaissais pas non plus les avocats avant de me lancer. Au départ, lorsque j'entendais un nouveau terme que je ne connaissais pas, je faisais une recherche dans "Google" pour être certaine de l'orthographe !
Et puis au final, tu verras que ce sont souvent les mêmes termes qui reviennent et que c'est un domaine très intéressant car tu apprends plein de choses qui peuvent t'être aussi très utiles !!!
Après quelques années d'expérience, il m'arrivait même de renseigner certains clients par téléphone car j'avais accumulé suffisamment d'informations au cours des 5 années pour pouvoir le faire. Un peu comme si j'étais l'assistante personnelle de l'avocat.
Par contre, attention, SYSTEMATIQUEMENT, je retranscrivais précisément, sur le message que j'envoyais à l'avocat, tout ce que j'avais pu dire à son client, au cas où j'aurais transmis une mauvaise information, pour que l'avocat puisse "rectifier le tir".
Mais cela n'est possible qu'après une certaine expérience et quand tu es certaine à 100 % de ce que tu avances (parce que tu as déjà eu un cas similaire avant).
Comment se passe le travail avec un avocat ?
Ton client devra te transférer sa ligne chaque fois qu'il le souhaite (le renvoi permanent peut être activé - à savoir que l'avocat ne reprend jamais sa ligne - mais c'est très rare : en général, lorsqu'il est à son cabinet, il répond lui même à ses appels).
A la réception d'un appel, pour ma part, je notais systématiquement les coordonnées de la personne (en lui faisant épeler son nom car l'orthographe exacte des noms est très important pour les clients et en notant systématiquement le n° de téléphone de la personne pour que le client n'ait pas à le rechercher dans ses dossiers).
Ensuite, je détaillais autant que possible le message car un "Mr X souhaiterait que vous le rappeliez" est un peu trop "sommaire" et que l'avocat (comme tout autre client d'ailleurs) aime bien savoir précisément pourquoi un client a cherché à le joindre.
Le message est alors envoyé immédiatement par mail.
Ainsi, l'avocat, dès qu'il est à son cabinet, peut consulter ses messages.
En cas d'urgence, je contactais l'avocat sur son portable pour l'informer au plus vite du message reçu.
Quoi qu'il en soit, les urgences avec les avocats sont assez rares (à moins de travailler avec un avocat qui fait du pénal) car, malgré la pression que peut te mettre un client d'un avocat, en règle général, sa demande peut attendre 24h00.
Exemple : il m'est arrivé en plein mois d'août (alors que les tribunaux sont fermés et la majorité des avocats en vacances) qu'un client demande en urgence à ce que son avocat lui adresse une attestation mentionnant que sa procédure de divorce est en cours... Les clients ont vraiment du mal à comprendre qu'un avocat est avant tout un "être humain" et qu'il peut lui arriver aussi d'être en vacances... Et qu'une demande d'attestation peut attendre son retour et que je ne vais pas déranger pour ça un avocat en vacances...
Concernant les tâches de secrétariat, la majorité de mes clients ont acquis un dictaphone numérique et me transfère les fichiers sons par mail (si tu veux des références de matériels, n'hésite pas à me le faire savoir, je pourrais t'indiquer ceux que je conseille à mes clients).
J'ai acquis un système de pédalier que j'ai branché sur mon ordinateur pour me permettre de garder les mains libres pendant une retranscription.
D'autres avocats passent chez moi pour me déposer des cassettes ou des manuscrits.
En général, je retourne les fichiers par mail, mais il peut arriver que le client passe reprendre son travail imprimé.
J'avais fait choix de ne pas travailler le samedi (pour la permanence téléphonique, car en étant télésecrétaire à ton compte, tu travailles tout le temps, sur le secrétariat, le soir, le week-end...) car je tenais à conserver mon week-end de "2 jours" sans téléphone ! Mais cela était possible car je ne travaillais que très peu avec des médecins et ceux avec lesquels je travaillais n'exigeaient pas une permanence le samedi matin.
Je travaillais de 8h30 à 19h30 non stop du lundi au vendredi.
Avec l'accueil téléphonique, il n'était donc pas possible de m'absenter de chez moi durant cette plage horaire...
Aujourd'hui, j'ai développé une activité où je me déplace chez mes clients, mais je ne fais plus d'accueil téléphonique !
J'espère que ces informations complémentaires t'aideront à y voir plus clair.
Bonne fin de journée !
Anne-Gaëlle
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